مدیریت و حسابداری در شهرداریها

دسته بندي : علوم انسانی » مدیریت
مقدمه:
مدير امور مالي كه طبق مادة 79 قانون شهرداري در معيت شهردار ذيحساب شهرداري مي باشد بر كلية واحد ها و شعبة مالي رياست نظارت خواهد داشت و شهردار مجاز به تعيين يا تغيير او بدون موافقت انجمن شهر نخواهد بود .
در شهرداريهاي كوچك و متوسط ممكن است به ذيحساب مذكور كه كلية كارهاي مالي را رؤسا و يا به كمك تعدادي كارمند انجام مي دهد عنوان رئيس حسابداري اطلاق شود .
وظائف مسئول امور مالي كه در معيت شهردار ذيحساب ميباشد به طور معمول در شهرداريهاي متوسط و بزرگ به قرار زير است :
الف ـ تهيه برنامه عمليات مالي و هماهنگ ساختن عمليات مذكور .
ب ـ تهيه گزارشهاي مالي و ترازنامه و تفريغ بودجه سالانه و بررسي و تأييد آنها .
ج ـ بررسي و كنترل كيفيت اجراي بودجه .
د ـ راهنمائي كاركنان مالي در اجراي مقررات و دستورالعملهاي مربوطه .
شركت در جلسات مناقصه و مزايده و هيأت عالي معاملات و انجام ساير تـكاليفي كه طبق آئين نـامة معاملات شهرداري بـعهدة مدير امـور مـالي
محول است .
بررسي قراردادها از نظر انطباق آن با اصول و موازين حقوق مالي .
امضاي چكها و اسناد پرداخت بعنوان يكي از امضاء كنندگان مجاز طبق مادة79 قانون شهرداري .
امضاي مكاتبات مربوط به امور مالي در حدود مقررات مربوط .
اعمال اختياراتي كه از طرف شهردار در عقد قراردادها و ايجاد تعهد يا تشخيص يا صدور حواله به عهدة او محول مي شود .
تماس با سازمانها و اشخاص خارج از شهرداري و پيمانكاران و مذاكره با آنها در امور مالي و معاملات شهرداري .
در شهرداريهاي بزرگ ممكن است به تناسب حجم كارهاي مالي بتعداد مورد لزوم حسابدار و كارمند در دفتر مدير امور مالي براي همكاري و كمك به او گمارده شود .





بخش اول :
سازمان مالي شهرداري ها

1ـ بودجه و اعتبارات
وظايف مسئول بودجه و اعتبارات شهرداري يا واحد سازماني مربوط كه عهده دار اين وظيفه مي باشد بترتيبي است كه در دستورالعمل بودجة شهرداري مقرر شده است .
مسئوليت امور مربوط به بودجه طبق ماده 26 آئين نامة مالي شهرداريها اساساً بعهده شهردار و مسئول امور مالي شهرداري ( ذيحساب) است و نامبردگان بايد در شهرداريهاي كوچك و متوسط رؤسا اقدام نموده و در شهرداريهاي بزرگ مراقبت بعمل آورند كه مسئول بودجه واعتبارات وظايف خود را بموقع و بنحو احسن انجام دهد .

2ـ درآمد
وظايفي كه در اين قسمت انجام مي شود بشرح زير است :
الف ـ تهيه و جمع آوري اطلاعات مربوط به منابع مختلف درآمدهاي شهرداري .
ب ـ تهيه پيشنهاد براي برقراري عوارض جديد و تعرفه هاي درآمد .
ج ـ نگهداري دفاتر جزء و جمع يا كارت موديان عوارض و ميزان عوارض موديان .
د ـ صدور ابلاغ پيش آگهي هاي عوارض يا برگه هاي تشخيص و فيشهاي بانكي عوارض .
ه ـ وصول درآمدها و صدور قبض وصول و توديع آنها در حساب بانكي شهرداري . تحت نظارت شعبه خزانه و تسليم مدارك مربوط به تشخيص فوق الذكر .
و ـ رسيدگي به عوارض معوقه و بقايا .
ن ـ رسيدگي به شكايات و اعتراضات موديان عوارض و عنداللزوم طرح آنها در كمسيون هاي مقرر در قانون .
ر ـ تهيه گزارشها و آمارهاي مربوط به درآمد .
ز ـ انجام اقدامات قانوني و تعقيب عمليات مربوط براي وصول درآمدها.

3 ـ حسابداري
وظايفي كه در اين قسمت انجام مي شود بقرار زير است :
الف ـ تنظيم اسناد هزينه هاي جاري و اسناد خريد و ليست هاي حقوق كاركنان و ليست هاي دستمزد كارگران و رسيدگي قبل از پرداخت .
ب ـ نگهداري حساب پرداخت ها و هزينه هاي مربوط به تنخواهگردان واحدهاي مختلف .
ج ـ رسيدگي به حسابها و صورت وضعيت هاي پيمانكاران و اشخاص طرف معامله با شهرداري و ساير صورتحسابها .
د ـ نظارت در مناقصه ها و مزايده ها و معاملات شهرداري در حدود مقررات و آئين نامه معاملات شهرداريها .
ه ـ نگهداري و نظارت در حساب انبارها .
و ـ نگهداري حساب درآمد و هزينه و تأسيسات و اموال شهرداري .
ت ـ صدور حواله براي پرداختهاي عهده خزانه شهرداري .
پ ـ ثبت كليه عمليات مالي در دفاتر روزنامه و معين و كل .
ث ـ تهيه گزارشها و صورتهاي مالي و ترازنامه و گزارش تفريق بودجه.
بايگاني اسناد و مدارك مالي .
س ـ نظارت و مراقبت در حسن انجام فعاليتهاي حسابداري كه در ساير واحدهاي تابعه امور مالي انجام مي شود و تمركز انعكاس و ثبت نتايج آنها در سيستم حسابداري شهرداري .

4 ـ خزانه
وظايف واحد خزانه بقرار زير است :
الف ـ وصول و تمركز درآمدها و تنظيم حساب وصولي هاي روزانه و
مراقبت در توزيع بموقع درآمدها در حسابهاي مربوطه بانكي .
ب ـ انجام كلية پرداختها و ثبت آنها در دفاتر و گزارشهاي دريافت و پرداخت روزانه .
ج ـ نگهداري حساب سپرده ها و استرداد آنها بر اساس حواله هاي صادره .
د ـ پرداخت مالياتها و حق بيمه هاي مكسوره در اسناد هزينه بمراجع ذيربط .
ه ـ نگهداري كليه اوراق بهادار و اسناد دريافتي شهرداري و حساب آنها.
و ـ نگهداري حساب اسناد پرداختي .
ي ـ تنظيم گزارشهاي مربوط و ارسال آنها به حسابداري و ساير مراجع ذيربط كه در دستورالعمل مقرر است .

5 ـ تداركات يا كارپردازي
وظايفي كه در اين قسمت انجام مي شود بقرار زير است :
الف ـ صدرو برگ سفارش و خريد .
ب ـ انجام تشريفات مناقصه و مزايده در معاملات شهرداري با رعايت آئين نامه معاملات شهرداريها .
ج ـ برآورد قيمت ها و هزينه در معاملات .
د ـ تهيه قراردادهاي مربوط به معاملات .
ه ـ تحويل گرفتن كالاهاي خريداري شده و صدور قبض انبار با تنظيم صورتجلسات تحويل .
و ـ نظارت در حسن اداره انبارهاي شهرداري و نگهداري حساب آنها .
ن ـ صدور حواله انبار براي تحويل كالا به واحدها .
ي ـ نظارت و حفظ و نگهداري وسايل موتوري و انجام تعميرات آنها .
پ ـ تنظيم صورت ها و گزارشهاي مالي مربوط به خريدها و اموال و انبار .

6 ـ حسابرسي داخلي
وظايف حسابرسي داخلي بترتيبي است كه در دستورالعمل حسابرسي شهرداريها مقرر شده است .
در شهرداريهاي كوچك و متوسط وظايف حسابرسي داخلي بعهدة يك نفر حسابرس ( مميز حسابها ) خواهد بود .

7 ـ اموال
وظايف مربوط به واحد سازماني در شهرداري كه عهده دار اداره امور
اموال مي باشد به ترتيبي است كه در آئين نامة اموال شهرداريها مقرر است .
در شهرداريهاي كوچك و متوسط انجام وظايف مربوط به تهيه اموال حسابداري است.

8 ـ شعب و تعداد كاركنان امور مالي
در شهرداريهائي كه جمعيت آنها از 10 هزار نفر تجاوز نكند كلية كارهاي مالي شهرداري توسط شهرداري و شخصي كه در معيت شهردار ذيحساب شهرداري مي باشد انجام مي گردد و در صورت لزوم معدودي كارمند و كمك گمارده مي شوند . شهرداريهاي متوسط ممكن است يك يا چند شعبه از شعب امور مالي قرار گيرد يا يك نفر رئيس شعبه براي دو يا سه كار مختلف كه يك شعبه تأسيس شده انجام وظيفه نمايد .





بخش دوم :
سرفصل حسابهاي دفتر كل و دفتر معين

بانك ـ پس از تهيه صورت مغايرات بانكي در پايان هر ماه اين حساب به مبلغ جمع دريافتي ها و به ميزان چكهاي صادره و هزينه هاي بانكي بستانكار مي شود و در صورتيكه حسابهاي متعدد از طرف شهرداري در بانك افتتاح شده باشد براي هر يك از آنها يك حساب جداگانه در دفتر كل به منظور و به ترتيب فوق عمل خواهد شد .

تنخواه گردان ـ چون ريز اقلام هزينه هاي پرداختي از محل تنخواه گردان در دفتر تنخواه گردان ثبت مي شود فقط در ابتداي سال حساب تنخواه گردان دفتر كل نسبت به مبلغ كل تنخواه گردان بدهكار مي شود و در موقع تجديد تنخواه گردان در پايان هر ماه وجه چك دريافتي به حساب هزينه ها در دفتر كل بدهكار و به حساب بانك بستانكار مي شود .

بدهكاران ـ مطالبات تحقق يافته شهرداري از اشخاص و موسسات اعم از موسسات دولتي و غير دولتي در بدهكار اين حساب منظور مي شود ( طرف اين حساب از لحاظ عوارض در حسابهاي بامانده بستانكار ذخيره مطالبات قابل وصول است ).
مطالبات از حساب مخصوص ـ در صورتيكه براي فعاليتهاي اختصاصي يك گروه حساب جداگانه ايجاد گردد بدهي آن گروه حسابها به گروه حسابهاي عمومي ، در اين حساب ثبت مي گردد .

درآمدهاي پيش بيني شده ـ اين حساب در ابتداي سال نسبت به جمع كلّ درآمدهاي مصوب در بودجة بدهكار و حساب مازاد بودجه به همان ميزان بستانكار ميشود . در پايان هر ماه معادل جمع درآمدهاي وصولي كه در دفتر معّين درآمد ثبت گرديده اين حساب بستانكار و طرف آن ( حساب مازاد بودجه ) بدهكار مي شود .

پيش پرداختها ـ براي ثبت پيش پرداخت به فروشندگان يا پيمانكاران بر اساس قرار دادهاي منعقده يا سفارشهايي كه داده مي شود به مبلغ پرداختي حساب پيش پرداخت بدهكار و به بستانكار حساب بانك منظور مي گردد .

اسناد دريافتي
حسابهاي عمومي ( با ماندة بستانكار )
مازاد بودجه ـ طرف اين حساب درآمدهاي پيش بيني شده است .
ذخيرة مطالبات قابل وصول ـ طرف اين حساب در گروه حسابهاي با ماندة بدهكار حساب بدهكاران مي باشد .

درآمدها ـ با وصول درآمدها كه قاعدتاً از طرف بانك صورت مي گيرد اين حساب بستانكار مي شود .

پيش دريافتها ـ اين حساب در مقابل دريافتهاي زودتر از موعد بستانكار مي شود .

بستانكاران
اسناد پرداختي
ذخيرة مطالبات مشكوك الوصول ـ آن قسمت از درآمدهاي قابل وصول را كه مشكوك قلمداد مي گردد مي توان از حساب ذخيره مطالبات قابل وصول خارج ساخته و دراين حساب منظور نمود . (در صورتيكه به طرق بازرگاني اداره گردد ).

حسابهاي انتظامي دارايي هاي ثابت
زمين و ساختمان .
ماشين آلات و وسايل نقليه .
اثاثه .
كار در جريان ساخت .
سرمايه گذاري براي دارايي ثابت .

حسابهاي انتظامي دارايي هاي جاري
موجودي انبار .
سرمايه گذاري براي دارايي جاري .

دفتر معين درآمد
براي هر يك از منابع درآمد كه در بودجه مصّوب شهرداري منظور گرديده است بايد يك حساب در دفتر معين درآمد منظور گردد .
رعايت تفكيك عناوين منابع درآمد بر اساس فهرست طبقه بندي درآمدها كه ضميمة دستورالعمل بودجة شهرداري ميباشد الزامي است .
بنا به پيشنهاد متخصصّان حسابداري و تاييد مدير امور مالي شهرداري و شهردار در صورتيكه در بعضي از شهرداريها ايجاب كند براي يك منبع درآمد ممكن است چند منبع فرعي در نظر گرفته شده و حسابهاي جداگانه براي منابع فرعي مذكور در دفتر معين درآمد منظور شود .
حداقل سر فصل حساب درآمد در دفتر معين طبقات اصلي درآمد طبق فهرست طبقه بندي درآمد ها بشرح زير است مگر اينكه بعضي از منابع مذكور مطلقاً در يك شهرداري وجود نداشته باشد .
سهمية شهرداري از پرداختهاي وزارت كشور .
عوارض توأم با ماليات وصولي در محل .
عوارض بر ساختمانها و اراضي .
عوارض بر ارتباطات و حمل و نقل .
عوارض بر پروانه هاي كسب و فروش و تفريحات .
درآمدهاي حاصل از فروش و درآمدهاي وصولي در مقابل خدمات .
درآمد تأسيسات شهرداري و جرائم تخلفات .
درآمدهاي حاصل از وجوه و اموال شهرداري .
كمكهاي بلاعوض و هدايا و وامها و استفاده از موجوديهاي نقدي دوره قبل .

دفتر معين هزينه
براي هر يك از قالبهاي بودجه يك حساب انتظامي و براي هر يك از
فصول چهارگانه آنها( هزينه هاي پرسنلي ـ اداري ـ سرمايه اي ـ انتقالي ) يك حساب جداگانه در دفتر معين هزينه منظور مي گردد و جمع اقلام ثبت شده در دفتر روزنامه در پايان هرماه در دفتر معين هزينه ثبت مي شود .
جمع اقلام هزينه هاي ثبت شده در دفتر معين ماهي يك بار رسيدگي و كنترل شده به دفتر كل منتقل و ثبت مي گردد .
بنا به تشخيص متخصصان حسابداري و تأييد مدير امور مالي شهرداري و شهردار ممكن است علاوه بر سر فصل حسابهاي فوق الذكر سر فصلهاي ديگري نيز براي ثبت حساب هزينه ها بر اساس مواد هزينه داخل در هر يك از فصول چهارگانه هزينه براي مجموع هزينه هاي شهرداري يا مجموع هزينه هاي هر يك از وظائف يا برنامه ها با فعاليتها و يا قالبهاي بودجه اي در دفتر معين هزينه منظور شود .
در شهرداريهاي بزرگ و متوسط در صورتيكه از كامپيوتر در نگهداري حسابهاي شهرداري استفاده شود اين حسابها بايد با تفكيك مواد هزينه و حتي اجزاء آن و بر اساس فصول چهارگانه هزينه ها در قالبهاي بودجه اي هر يك از قالبهاي وظايف ـ برنامه ها و فعاليتها تنظيم گردد .
تفكيك وظايف و برنامه ها و فعاليتها كه مبناي نگهداري حساب هزينه بر اساس آنها خواهد بود تابع فهرست طبقه بندي ضميمه دستورالعمل طرح و تنظيم برنامه 5 ساله عمليات نوسازي و عمران اصلاحات شهري در شهرداريها مي باشد .
حداقل سرفصل حسابهاي هزينه دردفتر معين فصول چهارگانة هزينه ها براي هر يك از قالبها بودجه اي كه بر اساس تفكيك وظايف و برنامه ها و فعاليتها و طرحها تنظيم مي گردد به شرح زير خواهد بود :
فصل اول ـ هزينه هاي پرسنلي .
فصل دوم ـ هزينه هاي اداري .
فصل سوم ـ هزينه هاي سرمايه اي.
فصل چهارم ـ هزينه هاي انتقالي .
در اسناد و اوراق فرمها و دفاتر مالي مربوط به هزينه ها ذكر شمارة قراردادي وظيفه و برنامه و فعاليت قبل از شماره قراردادي هزينه الزامي است و با اين ترتيب كه هزينه ها 7 رقمي خواهد بود كه با سه رقم اول سمت چپ نماينده فعاليت و برنامه و وظيفه و چهار رقم سمت راست كه با علامت ( ـ ) از سه رقم سمت چپ جدا مي شود نشان دهندة فصول چهارگانه مواد هزينه و عنداللزوم مواد هزينه مي باشد .