بررسی مالي سيستم حسابداري در بيمه

دسته بندي : علوم انسانی » حسابداری
فصل اول شرح دفاتر و فرمهاي مورد لزوم
دفتر روزنامه حسابهاي عمومي
دفتر كل
دفتر معين
دفتر اعتبارات
دفتر اثاثيه و اموال
دفتر صندوق
فرمهاي مورد نياز در واحدها
سند حسابداري
موازنه حساب
دستور پرداخت
دستور پرداخت نقدي
دستور پرداخت چك
برگه دريافت وديعه
برگه رسيد انبار
حواله انبار
صورت آمار داروي مصرفي روزانه
فرم آمار مصرفي ماهيانه
فرم صورت مجلس موارد اختلاف اجناس تحويلي با حواله
فصل دوم طبقه‌بندي حسابها
گروه ذخائر
گروه اموال غيرمنقول و منقول و امتيازات
گروه اشخاص
گروه وجوه
گروه درآمدها
گروه روابط
گروه حسابهاي انتظاري
فصل سوم تشريح حسابها
گروه ذخائر 1- ذخائر قانوني
2- ذخائر استهلاك
گروه اموال غيرمنقول- منقول- امتيازات
1- اموال غيرمنقول
2- اموال منقول
3- حساب انبار و موجوديها جنسي
عمليات حسابداري انبار مواد مصرفي و خوراك و انبار داروئي
اجناس ارسالي از بيمارستانها به درمانگاههاي تابعه
خروج اجناس از انبار براي مصارف داخلي
اجناس مرجوعي از قسمتهاي مختلف واحد مراكز درماني به انبار واحد درماني
اجناس انتقالي و يا مرجوعي از قسمتهاي درمانگاههاي وابسته داراي حسابداري مستقل به بيمارستانها
اجناس و كالاهاي اهدائي
ضايعات
حساب انبار اثاثيه اداري و ملزومات پزشكي
حساب امتيازات
گروه اشخاص
حساب اشخاص (بدهكاران و بستانكاران)
گروه وجوه
صندوق
تنخواه گردان
قبوض درماني
بانكها
گروه درآمدها
درآمد حاصله از ارائه خدامات درماني به غير بيمه‌شدگان
درآمد حاصله از موسسات طرف قرارداد
درآمد حاصل از كمك و هدايا
ساير درآمدها
درآمدهاي تحصيل نشده
گروه هزينه‌‌ها
بخش اول :هزينه‌هاي درمان مستقيم واحدهاي درماني تحت مالكيت و استيجاري
بخش دوم : هزينه‌هاي درماني مستقيم بيمارستانهاي عمومي طرف قرارداد
بخش سوم: هزينه‌ درمان غيرمستقيم طرف قرارداد
بخش چهارم : هزينه‌هاي درمان اورژانس
گروه روابط
1- تراز افتتاحيه
2- حساب رابط
3- حساب درآمد و هزينه نهايي درمان
حساب تراز اختتاميه
گروه حسابهاي انتظامي و طرف حسابهاي انتظامي
بخش چهارم تلفيق حسابها

فصل اول
شرح دفاتر و فرمهاي مورد لوم
1- براي ثبت عمليات مالي استفاده از دفاتر حسابداري شامل روزنامه حسابهاي عمومي، دفتر كل، دفتر معين، دفتر اعتبارات، دفتر صندوق، دفتر اموال و همچنين استفاده فرمهاي مورد لزوم مانند موازنه حساب، سند حسابداري، دستور پرداخت، و غيره ... ضروري بوده و ذيلاً تشريح مي‌گردد.
1-1- دفتر روزنامه حسابهاي عمومي :
از آنجائيكه روش مالي سازمان بصورت ماشيني بوده و در نظر است كلاً عمليات مالي سازمان در رابطه با درمان نيز بصورت ماشيني باشد لذا دفتر روزنامه مبتني بر استفاده از ماشين تهيه گرديده و لازم است واحدهاي درماني از اين دفاتر كه نمونه آن ضميمه اين دستورالعمل مي‌باشد استفاده نمايند. بديهي است از ستونهايي كه در روش دستي مورد نياز نبوده استفاده بعمل نخواهد آمد. دفتر روزنامه حسابهاي عمومي شامل 11 ستون و بشرح زير مورد استفاده قرار خاهد گرفت و واحدها مكلفند كليه عمليات مالي را منحصراً از روي سند حسابداري كه بعداً توضيح داده خواهد شد در دفتر روزنامه حسابهاي عمومي ثبت نمايند.
ستون 1- تاريخ روز، ماه، سال در اين ستون ثبت خواهد شد.
ستون 2- اين ستون مخصوص ثبت شماره اسناد خواهد بود كه از ابتداي هر سال از شماره يك شروع به بطور مسلسل تا پايان همان سال ادامه مي يابد ضمناً به هر سند فقط يك شماره اختصاص داده خواهد شد.
ستون 3- در اين ستون شماره شناسائي حساب ساير اشخاص ثبت خواهد شد كه مختص روش مكانيزه است.
ستون 4- در اين ستون شرح عمليات عيناً ز سند حسابداري به دفتر منتقل خواهد شد.
ستون 5- شماره صفحه دفتر كل در اين ستون قيد خواهد شد.
ستون 6- اين ستون براي درج شماره حساب است كه واحدهاي درماني از اين ستون استفاده نخواهند كرد.
ستون 7- در اين ستون مبلغ جزء بدهكار (معين حساب) ثبت خواهد شد.
ستون 8- در اين ستن جمع مبالغ جزء بدهكار در مقابل سرفصل كل حساب و براي انتقال به دفتر كل ثبت خواهد شد.
ستون 9- اين ستون براي درج شماره حساب بوده كه مانند ستون 6 فاقد ثبت خواهد بود.
ستون 10- در اين ستون مبلغ جزء بستانكار ثبت خواهد شد.
ستون 11- جمع مبالغ جزء بستانكار در مقابل سرفصل كل حساب و براي انتقال به دفتر كل ثبت خواهد شد.
تبصره يك – جمع ستونهاي 7و8و10و11 هر صفحه به صفحه بعد منتقل و اين عمليات تا پايان ماه ادامه خواهد داشت و درپايان هر ماه جمع عمليات ماه قبل نيز در ستون مربوط ثبت مي‌گردد تا جمع كل لغابت ماه مورد عمل بدست آيد. توجه خواهند داشت كه جمع ستونهاي 7و 8و 10و 11 با هم برابر خواهد بود.
تبصره دو- نسخ اول دفتر روزنامه حسابهاي عمومي هر ماه واحد كه به امضاء مسئولين مربوط رسيده است حداكثر تا پنجم ماه بعد به انضمام ساير مدارك قيد شده در اين دستور العمل به اداره كل امور مالي ارسال خواهد شد.
2-1- دفتر كل
اين دفتر داراي 7 ستون بشرح زير مي باشد كه براي ثبت عمليات مالي واحدهاي درماني از روي ستونهاي 8 و 11 دفتر روزنامه حسابهاي عمومي با توجه به سرفصل كل حسابهاي مندرج در دستورالعمل مورد استفاده قرار مي‌گيرد.
ستون 1- در اين ستون تاريخ روز، ماه ، سال درج مي‌گردد.
ستون 2- در اين ستون شماره صفحه دفتر روزنامه ثبت مي‌گردد.
ستون 3- در اين ستون شرح مختصري با توجه به سرفصل كل حساب ثبت خواهد شد.
ستون 4- اقلام بدهكار مندرج در ستون 8 دفتر رزونامه ثبت خواهد شد.
ستون 5- اقلام بستانكار مندرج در ستون 11 دفتر رزونامه ثبت خواهد شد.
ستون 6- در اين ستون كلمه بدهكار (بد) و يا بستانكار (بس) با توجه به مانده نوشته مي شود.
ستون 7- تفاوت ستون بدهكار با ستون بستانكار ثبت خواهد شد.
3-1- دفتر معين
اين دفتر مانند دفتر كل داراي 7 ستون به شرح ذيل مي‌باشد كه براي ثبت عمليات مالي واحد درماني از روي ستونهاي 5و 8 سند حسابداري با توجه به سرفصل جزء حسابهاي مندرج در اين دستورالعمل مورد استفاده قرار مي‌گيرد.
ستون 1- در اين ستون تاريخ روز، ماه ، سال درج مي‌گردد.
ستون 2- در اين ستون شماره صفحه دفتر روزنامه ثبت مي‌گردد.
ستون 3- در اين ستون شرح عمليات عيناً از سند حسابداري به دفتر مزبور منتقل خواهد شد.
ستون 4- در اين ستون مبالغ بدهكار ستون 5 سند حسابداري به اين دفتر منتقل خواهد شد.
ستون 5- در اين ستون مبالغ بستانكار ستون 8 سند حسابداري به اين دفتر منتقل خواهد شد.
ستون 6- در اين ستون كلمه بدهكار (بد) و يا بستانكار (بس) با توجه به مانده حساب نوشته مي‌شود.
ستون 7- در اين ستون تفاوت ستون مبالغ ثبت شده در ستون بدهكار بامبالغ ثبت شده در ستون بستانكار نوشته مي شود.
تبصره : بديهي است جمع مانده حسابهاي جز دفاتر معين پس از استخراج موازنه ماهيانه بايستي همواره برابر با مانده سرفصل كل همان حساب باشد.
4-1- دفتر اعتبارات
به منظور كنترل اعتبارات واگذاري و جلوگيري از انجام هرگونه هزينه فاقد اعتبار و تهيه و تنظيم بودجه مقايسه‌اي(هزينه‌هاي انجام شده با اعتبارات ابلاغي) ثبت دفتر اعتبارات الزامي بوده و دفتر مزبور مانند دفتر معين و بر اساس سرفصل‌ها و مواد تعيين شده تقسيم بندي و كل اعتبارات واگذاري مربوط به هر ماده و سرفصل در دفتر اعتبارات ثبت و هزينه‌هاي مورد عمل پس از تامين اعتبار در اين دفتر بر اساس ريز مواد ثبت خواهد گرديد. بديهي است در هنگام وقوع هر نوع هزينه مهمور نمودن دستور پرداخت به مهر (تامين اعتبار شد) ضروري خواهد بود ضمناً دفتر اعتبارات شامل 8 ستون و بشرح زير مي‌باشد:
ستون 1- در اين ستون از شماره يك شروع و تا پايان سال بطور مسلسل ادامه مي يابد.
ستون 2- در حال حاضر نياز به تكميل اين ستون از طرف واحد درماني نبوده و پس از اتخاذ تصميم نهايي در جهت استفاده از سيستم كامپيوتري مورد استفاده قرار خواهد گرفت.
ستون 3- اين ستون مخصوص ثبت تاريخ واگذاري اعتبار و همچنين ثبت تاريخ و نوع هزينه كه عملاً همان تاريخ دستور پرداخت خواهد بود مي باشد.
ستون 4- توضيحات مختصري در ارتباط با نوع هزينه و اعتبار دريافتي در اين ستون ثبت خواهد گرديد ضمناً شماره و تاريخ مجوزات اعتبارات ابلاغي و همچنين شماره دستور پرداختهاي صادره در اين ستون ثبت مي‌گردد.
ستون 5- مبالغ اعتبار ابلاغي در اين ستون ثبت مي‌گردد.
ستون 6- در اين ستون هزينه‌هايي كه بطور علي‌الحساب پرداخت مي‌شود يا تعهد انجام هزينه قبل از پرداخت وجه بعمل مي‌آيد ثبت مي‌گردد و بعد از قطعيت هزينه از اين ستون به ستون شماره 7 منتقل مي‌گردد. توضيح اينكه به ميزان مبلغ مندرج در ستون 6 (تعهدات)‌ اعتبار تقليل پيدا مي‌كند كه اگر هزينه قطعيت نيافت از رديف تعهدات برگشت و به مانده اعتبار مصرفي تلفيق نشده و اگر در اين خصوص ثبت در ستون 6 (تعهدات انجام يافته باشدمي‌بايد عيناً برگشت گرد.
ستون 7- اين ستون مخصوص ثبت هزينه‌هاي قطعي مي باشد.
ستون 8- اين ستون نشانگر ميزان باقيمانده اعتبار كه از مابه‌التفاوت اعتبارات ابلاغي و هزينه‌هاي انجام شده قطعي و تعهد حاصل مي شود مي‌بايد در هر ثبتي مانده اعتبار مشخص باشد.
5-1- دفتر اثاثيه واموال
اين دفتر داراي 9 ستون به منظور ثبت ريز كليه اثاثيه و اموال منقول اعم از اداري و وسايل پزشكي به شرح ذيل مي باشد.
ستون 1- در اين ستون رديف حسابها بصورت مسلسل ثبت مي‌گردد.
ستون 2- در اين ستون تاريخ خريد اموال و تاريخ حواله انبار ثبت مي‌گردد.
ستون 3- در اين ستون مشخصات كامل اثاثيه و اموال ثبت مي‌گردد.
ستون 4- اين ستون مربوط به ثبت شماره جنس و اموال واثاثيه مي باشد كه در صورت لزوم از طرف اداره كل خدمات تعيين و ابلاغ مي شود.
ستون 5- در اين ستون شماره پلاك منصوبه بر روي اموال ثبت مي‌گردد.
ستون 6- در اين ستون نام محل مورد استفاده اموال ثبت مي‌گردد.
ستون 7- در اين ستون قيمت كالاي خريداري شده و يا انتقالي ثبت مي‌گردد.
ستون 8- چنانچه اموالي از طريق انبار به آن واحد ارسال گردد شماره حواله انبار مربوط در اين ستون ثبت مي‌گردد.
ستن 9- هر نوع اطلاعات ديگري جهت مشخص شدن وضعيت اموال در اين ستون ثبت مي‌گردد.
تبصره : براي حفظ و نگهداري و همچنين نظارت بر اثاثيه و لوازم پزشكي مي‌بايد ريز اثاثيه و لوازم پزشكي كه در هر يك از قسمتها و اطاقها مورد استفاده قرار مي‌گيرد و در فرم مخصوصي كه در اين رابطه تهيه گرديده و در دو نسخه ثبت و نسخا ول در محل مورد استفاده بر روي ديوار الصاق و نسخه ديگر در واحد حسابداري نگهداري گردد نقل و انتقال كليه اموال از واحدي به واحد ديگر به اطلاع صاحب جمع اموال و اصلاح فرم مربوطه صورت خواهد گرفت.
6-1- دفتر صندوق
جهت تهيه كليه دريافته و پرداختهاي نقدي از اين دفتر استفاده مي‌گردد و داراي 8 ستون بشرح ذيل مي باشد:
ستون 1- در اين ستون تاريخ روز، ماه ، سال درج مي‌گردد.
ستون 2- در اين ستون شرح دريافت و پرداخت ثبت مي‌گردد.
ستون 3- در اين ستون شماره قبوض فروش رفته و يا شماره قبوض علي‌الحساب دريافتي و يا فيشهاي واريزي ثبت خواهد شد.
ستون 4- در ين ستون وجوهات دريافتي از بابت تنخواه‌گردان ثبت مي‌‌گردد.
ستون 5- مبالغ دريافتي از بابت فروش ثبت مي‌گردد.
ستون 6- در اين ستون مبالغ دريافتي از بابت وديعه ثبت مي‌گردد.
ستون 7- در اين ستون خسارات پرداختي نقدي ثبت مي‌گردد.
ستون 8- مبالغ پرداختي به بانك در ارتباط با وجوه دريافتي از بابت قبوض و وديعه و مانده تنخواه در اين ستون ثبت مي گردد.
اهم فرمهاي مورد نياز در واحدها
7-1- سند حسابداري
چون روزنامه حسابهاي عمومي بر اساس سند حسابداري تنظيم مي گرد بنابراين براي كليه عمليات مالي واحدها، از سند حسابداري بشرح ذيل استفاده مي‌گردد.
تاريخ سند بر حسب روز، ماه، سال نوشته مي‌شود.
شماره سند كه از ابتداي سال از يك شروع و بطورمسلسل ادامه خواهد يافت با استفاده از ستون شماره 2 (شماره سند) دفتر روزنامه حسابهاي عمومي و در زمان ثبت سند در دفتر روزنامه تعيين و در محل مخصوص سند ثبت مي‌ گردد.
ستون 1- در اين ستون شرح موارد بدهكار يا بستانكار كه گوياي عمليات انجام شده باشد ثبت مي‌گردد.
ستون 2- چون ثبت دفاتر معيني از روي اسناد تنظيمي (ستونهي جزء بدهكار و بستانكار) مي‌باشد بنابراين شماره صفحه‌ايكه اقلام جزء بدهكار و يا بستانكار در آن ثبت گرديده در اين ستون ثبت مي‌گردد.
ستون 3- در اين ستون شماره شناسايي ساير اشخاص ثبت مي‌گردد.
ستون 4- اين ستون مخصوص شماره حساب بوده و با توجه به اينكه روش نگهداري حسابهاي واحد درماني بصورت دستي مي باشد لذا از اين ستون تا مكانيزه شدن حساب استفاده نخواهد شد.
ستون 5- در اين ستون مبالغ جزء بدهكار ثبت خواهد شد.
ستون 6- در اين ستون جمع مبلغ جزء بدهكار با توجه به سرفصل كل براي انتقال به ستون 8 دفتر روزنامه حسابهاي عمومي ثبت خواهد شد.
ستون 7- اين ستون نيز مخصوص شماره حساب بوده و با توجه به توضيح مندرج در ستون 4 از اين ستون استفاده نخواهد شد.
ستون 8- در اين ستون مبلغ جزء بستانكار ثبت خواهد شد.
ستون 9- جمع مبالغ جزء بستانكار با توجه به سرفصل كل براي انتقال به ستون 11 دفتر روزنامه حسابهاي عمومي در اين ستون ثبت خواهد شد.
تبصره: اسناد تنظيمي پس از امضاء صادر كنده و كنترل و امضاء آن توسط مسئول حسابداري جهت ثبت در دفتر روزنامه حسابهاي عمومي به متصدي ثبت ارائه خواهد شد.
نظر به اينكه ثبت دفتر روزنامه حسابهاي عمومي بر اساس اطلاعات سند حسابداري انجام مي گيرد بنابراين مي بايستي در تنظيم آن نهايت دقت مبذول گردد.